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通用申请文书与其他陈述相比，更加个性化，就是说要用真实可信并引人入胜的方式描绘出申请者是一个什么样的人。申请者希望招生委员会录取自己，而非别人。那么，为了达成这一目标，比较有效的一个方式是在申请文章中建立某种个性化联系。展示成长经历感受，解释如何处置危局，分析如何解决问题，回顾如何做出艰难决定，这些都是非常好的写作素材。追溯过去克服的困难和展示解决问题的能力，能够向招生人员有效展示自己正是他们想要寻找和录取的优秀学生。
出色的通用申请文书必须避免陈词滥调，特别是那些已经被其他学生用滥了的话语。对于国际学生来讲，一个已经被用滥了的写法是用“移民之旅”之类的故事强调自己在一个新的国家或新的文化环境中遇到的困难。如果要申请去美国的大学留学，最好避免这种写法。其他一些老套文章还包括受伤在家、错过课外活动等。这些话题本身并不坏，但是因为有太多的学生写过这些故事，使得它们在招生人员眼里变得不再醒目突出。与其照抄陈词滥调，还不如好好下功夫描写一下在重要的学术场合或社交场合中自己表现出来的核心性格特征。
写作通用申请文书还应当特别注意语言修辞的问题，既要体现个性化，又要具备足够的学术性，从总体上反映出自己较高的交流水平。需要注意适时改变句子结构和用词，并给全文设定一种统一的基调，如实地把自己介绍给读者。
由于通用申请文书的读者是招生人员，申请者因此需要了解所申请学校的文化，并据此调整文章所涉内容。你需要通过各种渠道去了解这个学校的文化，包括校训、校徽、历史等，并且从中找出可以吸引你的地方。你可以通过usnews、Princeton review以及学校官网去查询，也可以问问校友，如果条件允许，去美国参加一次访校活动会收获更多。
确定了学校吸引你的地方后，你要用你自己的方式表达出对学校有深度的了解，让招生官感受到你对学校发自内心的喜爱，并且体现出你的性格与学校文化的契合度。你可以从学校的硬、软件设施、校园以及环境、课程等方面入手，说说这些客观品质对你的意义，以此作为亮点突出你为什么选择该学校。除此以外，你还能写一写如果你被心仪的高校录取了你会如何应用这些优质的条件以及如何回报社会等等。
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