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申请过程中如何向学校发一封有效的邮件

陈雪寒

2020-08-28 15:17:37

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邮件向学校询问或者确认一些信息如何发送才能得到有效回复？

在申请美国院校的过程中，我们往往会需要通过邮件向学校询问或者确认一些信息。但是很多同学发现自己发给学校的邮件常常石沉大海，杳无音讯。那如何才能发送一封有效的邮件，一起来看看。

明确询问内容，确定正确的询问对象

学校内部其实也是一个庞大而复杂的运营系统，部门众多，各司其职。如果你的询问邮件发给不在管辖范围内的部门，基本上你就收不到任何有效的回复。例如询问i-20申请的处理进度，如果只是把邮件发给epartment irector﹙学院负责人﹚邮箱，大概率这封邮件得不到有效回复。因为处理i-20申请的是international stuent service office（国际学生服务中心），epartment irector基本上只处理系里专业相关事宜。

对于一些常规性的问题，例如有关申请费，申请截止日期等等，这些问题是完全可以在学校官网相关页面找到答案。官网上的信息能让你更快找到想要的答案。毕竟我们写一封邮件给学校，人家并不是当下马上就会回复你。（毕竟受到时差，处理效率等影响）对于学校官网已经明确写清楚的信息，如果你通过邮件去询问，也很有可能得不到任何答复或者很久后得到的回复就是一个链接，让你自己去链接找寻答案。通常学校的官网都会有faq页面，学校会在该页面针对常规性问题作出解答。

清晰直接的主题

如果我们的问题在学校官网上找不到满意的答案，在确定了询问内容和正确的收件人后，写一个醒目的邮件标题也能帮我们提高邮件被回复的几率。清晰直接的主题是通过subject主题栏准确概括邮件内容。忌讳主题栏是空的。

称谓得当

一个恰当称谓将让你事半功倍。如果是第一次联系amission office，并不知道处理邮件人的性别，我们可以用ear amission officer/ear sir or maam. 避免在第一次写邮件的时候就直接使用hi，这样的开头可能显得过于随意。如果是博士申请者，我们在给教授第一次写邮件的时候，可以用ear professor xxx. 除了需要注意选用恰当的称谓，在写完正文后，结尾敬语不能草草了事。

内容言简意赅

每个行业都有自己的行话，写邮件时要确定收件人能看懂你表达的内容，也尽量不用华丽的辞藻做过多的堆砌，西方人习惯使用朴实的语言进行高效的沟通。

正文部分可以适当加入礼貌性的寒暄，例如greetings/hope you are oing well/hope this email fins you well/hope all is well. 寒暄后，首先就是表明你的身份。你的姓名必须要有。如果是第一次邮件询问，还可以表明自己是来自中国的申请者（因为有些学校对中国申请者有额外的申请要求）。如果是在录取后针对某些录取后的问题进行邮件询问，在写清楚自己姓名的同时也必须写上stuent i/application i, 以及自己被录取的项目名称﹙例如 ms in computer science和入学日期（例如2020 fall）。这样也是方便收件人更有针对性的回答你的问题。想要询问的问题最好一次性在邮件正文写清楚，这样一来，学校回复的邮件可以解答你多个问题，效率更高。

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