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写英文email里的门道

王畅

2021-03-18 17:44:39

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如何写电子邮件

邮件是美国大学中最最最常用的交流方式，大事小事要依靠邮件来解决：约acaemic avisor、问教授问题、找工作……申老师早上醒来的第一件事就是打开手机邮箱查邮件，生怕错过重要的事。

当然，除了要养成看邮件的习惯，还要写得一手好邮件。很多新生会觉得写英文邮件比较陌生，今天申老师就跟大家聊聊三个提升邮件质量的步骤，带大家写出规范漂亮的邮件！

第一关 -- 格式

提升自己的英文表达也许不是一日之功，但是套用格式却可以轻松地让你的邮件瞬间上道。首先来看一下一封邮件大体需要具备的几个部分：

01 标题栏

1. 原创邮件：简洁明了地概括邮件的主要内容，不宜过长。比如，要和acaemic avisor预约见面时间，主题可以写：make avising appointment。标题部分的首字母要大写；
2. 回复邮件：当你回复别人的邮件时，大多数邮箱系统默认主题保持一致，但如有需要，你可以改变主题。比如你需要改动和acaemic avisor见面的时间，主题可以改为：change appointment time/ate。

02 问候语

1. 给教授/导师发邮件：一般使用ear/hello professor xxx（对方last name）；在确认对方有博士学位的情况下，可以用ear/hello r. xxx（对方last name）。如果对方在回复中署了自己的first name，那么你在回复时，也可以写ear/hello xxx（对方first name）；
2. 给avisor或学校工作人员：ear/hello ms./mr. xxx（对方last name）。同样，如果对方在回复中署了自己的first name，那么你在回复时，也可以写ear/hello xxx（对方first name）；
3. 给上课的小组成员或很熟的朋友：hi/hello xxx（对方first name）。当然，如果你想这样写，一定要确定对方和你一样是学生或者比较熟悉了。

注意

1. 写问候语时注意格式严谨。“mr.”“ms.”或”r.”后要空格，名字后面要加逗号；
2. 除以上问候语外，如果不是写信的对方有特别称呼（比如警察有自己的职位称呼），请不要随意编造问候语的写法！否则对方打开邮件时可能会被吓一跳。比如issc的avisor收到邮件“ear officer xxx”，内心可能是崩溃的……

03 落款

1. 此致敬礼：这部分非常固定，大家可以从常见的的词中选择一个使用：sincerely, best wishes, best, best regars, regars, thank you等等；
2. 署名：对于新生来说，直接落自己的名字即可，将来在找工作时可以制作自己的签名档，写上自己的专业、毕业时间等信息。

04 附件

在需要附上附件的时候，请注意附件文件的标题是否清晰明了。

第二关 -- 礼节

这一步涉及到对美国文化的了解，没有格式那么容易依葫芦画瓢，需要在与他人的邮件沟通中做一个有心人，了解美国人如何表达一件事，以及对方习惯怎样的回复节奏。

01 寒暄

寒暄不是一定要有，但可以让你的开头和结尾不那么生硬，但一定要注意用得恰到好处，否则会有适得其反的效果。比如跟有段时间没联系的人写邮件时，开头可以写“hope this email fins you well.”结尾处如果不需要别人回复时可以写“thank you for your time! ”或者“have a nice ay!” 如果需要别人回复，可以写“i am looking forwar to your response.” 或类似的话。

02 回复与被回复

如果收到邮件需要你回复，最好在48小时内回复。当然，一般回复越及时越好，可以体现出你对邮件的重视。如果你在等待别人回复你的邮件，也要有点耐心哟，至少等待1至3个工作日。特别注意：学校工作人员周六日及节假日是不会回复邮件的。如果超过3个工作日没有收到回复，可以追发一封邮件，一定要注意语气要有礼貌不要质问。

第三关 -- 表达

很多人觉得是自己英语语言的问题，但实际上却是思维的问题。把一件事情用最简洁的语言说清楚是需要思考的，好的表达是对收信方最好的尊重。

01 介绍背景

很多同学在给他人发邮件问问题时，常常上来就问，不太会去介绍自己的背景情况。因此对方还得追加一封甚至多封邮件来询问。为了让你的问题可以被有效率地回复，大家一定要仔细想一想：1）对方是谁，他对我了解多少？2）是一般询问还是涉及到事务的处理？是否有必要提供自己的asu i？3）为了回答你的问题，对方有可能需要知道哪些自己的背景信息？（前文的例子中在向教授提问时，介绍清楚自己是哪门课的学生很重要。）这些问题都没有统一的答案，需要大家自己去做判断。

02 阐述问题/目的

介绍完背景后，就要仔细想清楚自己到底是要问什么，或者写信的目的是什么。想知道自己的问题是否清楚明了，最好的办法是换位思考。假设这是他人问你的问题，你明白这个问题在问什么吗？另外，如果你有多个问题，最好列出1、2、3，这样对方回答的时候就可以很方便的针对每个问题进行回答。

希望大家都能高效地运用email，与教授和同学顺利地沟通。

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