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给日本教授发邮件该怎么写

王雪婷

2021-12-06 11:21:39

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在日本社会，不论是社会职场还是大学校园，发邮件是一项必须掌握的技能。在和学校教授联络的时候，首先都是需要通过邮件进行沟通。比如：
✔报考修士前联系教授
✔入学前和教授的挨拶
✔关于学校各项内容的确认
✔报告课题的提出
✔请假
等等情况，掌握好发送邮件的格式是日本社会的基本礼仪之一。如何在邮件中规范正确地传达自己的意思，避免不必要的误会也成为了日本留学生入学后的重要课题。今天跟着我们一起学习一下如何给教授书写邮件吧！
1.邮件主题
邮件名的主要目的就是为了让收件人看到邮件的第一眼就能够清楚地明白发件人的目的和邮件大致内容，所以简明扼要的件名很重要，但是也不能过于简短。比如，想跟教授面谈关于研究计划书的具体内容时，如果件名只写成「ご相談です」，这种没有具体写明要面谈的内容的话，就很容易让教授一头雾水甚至有可能不会去打开阅读。但是，如果写的过于具体的话，在收信箱列表里很容易显示不全所有的件名，这样还是无法达到它本身存在的目的。所以，可以在件名中放入「相談」・「依頼」・「連絡」・「お礼」・「謝罪」这样主旨性的名词字眼，
列举了几个在与教授联络时常用的主题，供大家参考：
合格ゼミ后的问候邮件：〇〇ゼミ参加のご挨拶【△△△（名前）】
缺席邮件：〇月〇日 △△ゼミ　欠席のご連絡
课题报告逾期提出道歉邮件：〇〇ゼミレポートの提出とお詫び（11月25日締め切り分）
面谈请求邮件：ご都合お伺い（卒論に関するご相談）
发送邮件后未收到回复再次确认邮件：研究進捗連絡のメールに関するご確認
2.称谓
在教授名字后面一定要加上【先生】。
3.问候及自我介绍
在教授名字后空一行，写上问候语。如果与教授从未见过面/初次联系教授，写上「初めまして、……」。如果已经认识或者已经被教授指导过很多次的话，则可以写「いつもお世話になっております」、「いつもご指導いただき、ありがとうございます」等诸如此类的话，来表达对教授平日里悉心指导的感谢之情。而像「こんにちは」、「夜分遅くに失礼します」这样的问候语是不需要的，因为无法确定对方看到邮件的时间。
紧接着不需要空行，直接写明自己的所属学校/学部和，姓名等信息，让教授可以掌握到发件人身份。
4.正文
正文部分也需要与前文空出一行的距离。一般来说，第一句话需要对邮件的目的做一个简单明了的总结。
如果以上图为例子的话，「11月25日の締め切りを過ぎての提出となり大変申し訳ありませんが、ゼミレポートを提出いたします。」，第一句话点明了这封邮件表达抱歉与提交报告的双重目的。紧接着「インフルエンザに罹患していたため、......」则说明了没有按时提交报告的具体原因，进行了补足说明。最后一句「今後は健康管理を徹底するとともに、......」表明了今后不会再出现这样的情况的觉悟和决心。
【概括目的➡解释原因➡表明态度】这样的结构。
另外，如果有想要请教的内容的话，按条标出序号，简明扼要地列出具体希望面谈的内容。

5.结语
在正文之后紧接着空出一行，进入结语部分。一般情况下，都会使用「お手数をお掛けしますが、どうぞよろしくお願いいたします」、「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします」等这样的话，来表达对教授的感谢或者歉意。
如果需要教授回复邮件的话，我们还可以这样说「お忙しいところ誠に恐縮ですが、ご返信いただけましたら幸いです」。这样既表达了对教授百忙之中还能给予帮助的感谢，又提出了希望教授回复邮件的请求。
6.落款
虽然前面问候部分已经写了自己的个人信息，但是，文末的署名也是发送邮件的必要礼仪。而且，作为邮件发送的基本常识，不仅仅是署名，发件人的邮箱地址和电话号码也是一定要填入的。因为往往收件人想联系发件人的时候一般都会到文末去确认联系方式。
另外，最后通过一些符号将落款和正文区别开来，这样会使邮件更加美观。
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